Como contratar o primeiro funcionário: o que conferir antes de abrir a vaga.

Para saber como contratar o primeiro funcionário, a empresa precisa olhar para duas frentes antes de abrir a vaga: as obrigações que a lei impõe a todo empregador e as regras da convenção coletiva da sua categoria, que pode exigir benefícios como o seguro de vida em grupo. Na admissão, o registro é enviado ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho, o exame médico admissional é pago pelo empregador e o FGTS passa a ser depositado todo mês. Este manual reúne essas etapas, com a lei ao lado, e os benefícios que entram na conta: seguro de vida, plano de saúde e o seguro do estagiário.

A folha de pagamento e os tributos pedem a orientação do contador da empresa. O papel deste guia é mostrar o que conferir em cada etapa para que nada fique para trás.

Qual convenção coletiva vale para a minha empresa?

Toda empresa pertence a uma categoria econômica, formada pelas empresas de atividades idênticas, similares ou conexas, e seus empregados formam a categoria profissional correspondente (CLT, art. 511, §§ 1º e 2º). Os sindicatos dessas categorias assinam a convenção coletiva de trabalho, que estipula condições de trabalho para as empresas e os empregados que eles representam (CLT, art. 611).

Essa regra pesa desde o primeiro empregado, por três motivos:

• a Constituição reconhece as convenções e os acordos coletivos como direito dos trabalhadores (art. 7º, XXVI);
• é nula a cláusula do contrato individual que contrarie a convenção (CLT, art. 619);
• a convenção vale por no máximo dois anos (CLT, art. 614, § 3º), então as cláusulas precisam ser conferidas a cada nova edição.

Para descobrir qual é a sua, o contador ajuda a identificar o sindicato da categoria. Com o CNPJ do sindicato, qualquer pessoa consulta a convenção registrada, sem custo, no Sistema Mediador do Ministério do Trabalho e Emprego. O passo a passo da consulta está no artigo sobre seguro de vida convenção coletiva.

Quais obrigações começam com o primeiro funcionário?

A tabela resume o que a lei pede na admissão e no primeiro mês de contrato.

Na Carteira de Trabalho Digital não existe uma anotação separada: segundo o eSocial, todos os dados que aparecem na carteira são os informados ao próprio eSocial. Por isso, enviar a admissão no prazo cumpre as duas obrigações de uma vez. O resultado do exame admissional deve ser comunicado ao trabalhador (CLT, art. 168, § 5º).

Para o microempreendedor individual, há um limite: hoje, o MEI pode ter um único empregado (Lei Complementar 123/2006, art. 18-C). A Lei Complementar 238/2026 amplia esse número para até dois empregados a partir de 1º de janeiro de 2027. As regras do plano de saúde nesse caso estão no artigo sobre o plano de saúde MEI.

A convenção coletiva obriga seguro de vida?

Quando a convenção da categoria traz uma cláusula de seguro de vida, a contratação é obrigatória para as empresas que ela abrange. Não há uma regra única: cada convenção define quem tem direito, quais coberturas a apólice precisa ter e qual o capital mínimo. Nas cláusulas que chegaram à Justiça do Trabalho, o capital vinha em múltiplos do piso salarial da categoria ou do salário do empregado.

Nos casos divulgados pela Justiça do Trabalho, a empresa que não contratou o seguro exigido foi condenada a pagar ao empregado, ou à família, uma indenização no lugar do seguro. Ter uma apólice também não basta se ela cobrir menos do que a cláusula pede. Em 2014, a 14ª Vara do Trabalho de Brasília condenou uma empresa cuja apólice cobria só a invalidez total e permanente por doença, enquanto a convenção previa indenização para invalidez total ou parcial.

A Elect trabalha o seguro de vida em grupo como benefício próprio da empresa ou no formato da convenção coletiva. Neste caso, a Elect analisa a cláusula da categoria e indica a apólice que atende à exigência. Cada novo empregado abrangido precisa entrar na apólice.

O plano de saúde e o seguro de vida contam como salário?

Não. A CLT lista as utilidades concedidas pelo empregador que não são consideradas salário, e entre elas estão a assistência médica, hospitalar e odontológica, prestada diretamente ou por seguro saúde, e os seguros de vida e de acidentes pessoais (art. 458, § 2º, IV e V).

Empresa pequena pode ter plano de saúde empresarial?

Pode. A RN 557/2022 da ANS não fixa um número mínimo de beneficiários para o plano coletivo empresarial, e a Elect atende empresas a partir de 3 vidas em plano de saúde e odonto. O plano cobre a população vinculada à empresa por relação de emprego e, se o contrato prever, também (art. 5º, § 1º):

• sócios e administradores;
• estagiários e menores aprendizes;
• trabalhadores temporários;
• o grupo familiar dos titulares, dentro dos graus de parentesco da norma.

Os dependentes só entram se o titular participar do plano (art. 5º, § 2º). O passo a passo da contratação está no guia do plano de saúde PME, e a cotação da Elect fica na página de plano de saúde empresarial, com proposta em até 24 horas e comparativo de 2 a 3 operadoras.

O funcionário novo cumpre carência no plano?

Depende do tamanho do contrato. Nos contratos com menos de 30 beneficiários, pode haver carência, se o contrato prever, dentro dos limites da Lei 9.656/1998 (art. 12, V): 24 horas para urgência e emergência, 300 dias para parto a termo e 180 dias para os demais casos. Com 30 beneficiários ou mais, não há carência para quem pede o ingresso em até 30 dias do vínculo com a empresa (RN 557, art. 6º).

Quem chega à empresa já com um plano de saúde pode usar a portabilidade de carências (RN 438/2018), desde que cumpra os requisitos da ANS, como as mensalidades em dia e, na primeira portabilidade, 2 anos no plano de origem.

Como funciona o reajuste abaixo de 30 vidas?

A operadora reúne todos os contratos coletivos com menos de 30 beneficiários em um agrupamento e aplica a eles um único percentual de reajuste por ano (RN 565/2022, arts. 37 e 38). Segundo a ANS, o objetivo é diluir o risco desses contratos entre um número maior de beneficiários. A operadora divulga o percentual no próprio site até o primeiro dia útil de maio (art. 42).

E se a empresa contratar um estagiário?

O estagiário não é empregado quando o estágio cumpre os requisitos da Lei do Estágio, como a matrícula, o termo de compromisso e a compatibilidade entre as atividades e o termo (Lei 11.788/2008, art. 3º). Se algum requisito falhar, forma-se vínculo de emprego para todos os fins trabalhistas e previdenciários (art. 3º, § 2º).

Entre as obrigações de quem concede o estágio está contratar, em favor do estagiário, um seguro contra acidentes pessoais (art. 9º, IV). No estágio obrigatório, essa contratação pode ser assumida pela instituição de ensino (art. 9º, § 1º). A explicação completa está no artigo seguro estagiário é obrigatório?.

O seguro estagiário da Elect cobre morte acidental e invalidez permanente total ou parcial por acidente, com capital de R$ 20 mil a R$ 100 mil, conforme o plano. Custa a partir de R$ 59,80 por ano, o equivalente a R$ 4,98 por mês, e a contratação é online, com certificado na hora no pagamento por Pix.

Checklist do primeiro funcionário

1. Identifique, com o contador, o sindicato e a convenção coletiva da categoria.
2. Leia a convenção vigente no Sistema Mediador, inclusive os termos aditivos.
3. Procure a cláusula de seguro de vida e anote quem tem direito, as coberturas e o capital mínimo.
4. Faça o exame médico admissional, por conta da empresa.
5. Envie a admissão ao eSocial até o dia anterior ao primeiro dia de trabalho.
6. Programe o depósito mensal do FGTS e o vale-transporte do deslocamento entre a casa e o trabalho.
7. Inclua o empregado na apólice de seguro de vida, se a convenção exigir.
8. Avalie o plano de saúde empresarial e pergunte sobre carência, portabilidade e reajuste.
9. Se houver estagiário, contrate o seguro de acidentes pessoais antes do início do estágio.